ORFEO
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Orfeo permite incorporar la gestión de los documentos a los procesos de cualquier organización, automatizando procedimientos con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.
Además de la SSPD, Orfeo está siendo utilizado y/o implementado en un sinnúmero de entidades tanto públicas como privadas que reúnen ya más de 15000 usuarios, su uso está siendo estudiado por parte de entidades y organizaciones en otros países del mundo, gracias a su filosofía de Software Libre.
PAGINA DE DESCARGA
DEL SOFTWARE ORFEO:
http://www.skinatech.com/inicio/index.php/descargas
Orfeo Gestión Documental
Dentro de una organización los documentos y los procesos asociados a
ellos son de vital importancia.
Estos documentos pueden ser facturas, PQRs o contratos, entre otros, los
cuales deben tener control en su flujo dentro de la organización, evitando que
se incurra en sobrecostos administrativos, problemas legales, ineficiencia en
sus procesos o en la atención a terceros.
Orfeo, Permite a
las organizaciones gestionar y administrar electrónicamente los documentos, la
producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación, evitando
su manejo en papel. Adicionalmente, los apoya con el manejo del archivo físico,
el control de los procesos documentales y la reducción de costos
administrativos. Orfeo es un sistema de gestión documental Distribuido bajo
licencia GPL al público, Servicio 100% Web.
VENTAJAS
Los principales beneficios
de la solución ofrecida por SkinaTech son:
·
Garantía de satisfacción, gracias a la extensa experiencia en
implementaciones de la solución.
·
Entrega de una solución personalizada que atiende las necesidades
particulares de la organización.
·
Rápida implementación gracias a nuestro esquema de software appliance.
·
Escalabilidad. El sistema no tiene limitaciones, ni de licencias ni de
número de usuarios atendidos.
·
Capacitación sobre el uso y la administración de la solución. Le permite
no depender del proveedor y tener capacidad para resolver problemas de soporte
de primer nivel y/o ajustar la personalización de la solución.
·
Acompañamiento y respaldo a largo plazo sobre la solución.
SCREENSHOTS
ALGUNOS
DE NUESTROS CLIENTES
 |
Porqué tener un Sistema de Gestión Documental
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Se entiende por
gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir
la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
Es una actividad
casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y
comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía
el tamaño de los fondos documentales.
Que
no es un Sistema de Gestión Documental
¿Quién necesita un sistema de gestión documental?
En general,
necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:
·
Archivar un número importante de
documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a
ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran
mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si
acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
·
Mantener un sistema de control de los
documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y
salida de documentos
·
Realizar búsquedas rápidas y flexibles
dentro del archivo
·
Mantener una estructura única,
independientemente de las personas que acceden
·
Asegurar la información con un sistema de
copias de seguridad sencillo y cómodo
Y, especialmente,
si necesita:
·
Un sistema de seguridad para controlar el
acceso a los documentos
·
Trazabilidad de las actuaciones de los
usuarios del programa
·
Asignación de documentos a diferentes
destinatarios
¿Que obtiene al implementar un
Sistema de Gestión Documental?
·
Ahorros con políticas de Cero Papel
·
Control de TODOS los Documentos de la
empresa (Facturas, PQR, Contratos, etc.).
·
Trazabilidad (Ingreso, proceso, salida y
archivo).
·
Evita perdida y deterioro
·
Agilidad en la consulta Ahorro en costos
administrativos (Papel, fotocopias, tiempos y bodegas)
·
Acceso en Línea de documentos y procesos
(clientes internos y externos) Seguridad con Perfiles de acceso por documento
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